General Administration Trainee

We are looking for a General Administration Intern that will support the daily operations of Sysmex General Administration department from ouroffice in Barcelona (Sant Just Desvern), contributing to a smooth and efficient workplace experience. 

Working closely with the team, the intern will take part in ongoing improvement initiatives and help ensure high‑quality internal service delivery.

This role offers the opportunity to learn across multiple administrative functions, collaborate with diverse teams, and gain hands‑on experience in a dynamic environment, developing essential skills for a future career in corporate administration and internal operations.

In this role you will:

Office Operations Support

Contribute to the smooth running of daily office activities, ensuring an organized, efficient, and well‑functioning work environment.

Front Desk & Visitor Management

 Act as one of the first points of contact for employees, visitors, and external partners, delivering a welcoming and professional experience through in‑person, phone, and digital interactions.

Travel & Expense Coordination

 Assist in the preparation and follow‑up of travel arrangements and expense-related processes, helping ensure accuracy, timely resolution, and a seamless experience for employees.

Procurement Assistance

 Support the procurement process by handling supplier setup and documentation, helping manage purchase orders, and ensuring accurate and timely administrative follow‑up.

Employee support

 Provide responsive and solutions‑oriented support to employee queries and administrative needs, contributing to a positive experience.

Cross‑Team Collaboration & Process Improvement

Work closely with the General Administration team and other departments to enhance workflows, identify improvement opportunities, and support the department’s continuous optimization and transformation initiatives.

What you need to succeed:

Languages:

• Spanish: Native or perfect command (mandatory).

• English: Basic–intermediate.

Since the role focuses on customer-facing functions, it is essential that the position be 100% on-site, with a schedule from Monday to Thursday, 8:00 to 17:00, and Friday, 9:00 to 15:00.

• Proactivity and a problem-solving mindset.

• Strong communication skills and a proactive, hands-on attitude.

• Attention to detail, reliability, and a high sense of responsibility.

• Ability to learn quickly, adapt to change, and work collaboratively in a dynamic environment.

• Service-oriented mindset with a positive and professional approach.

What do we offer?

• A meaningful internship in the healthcare sector: Join an industry with purpose.

• Well-being benefits: Access to a subsidized gym membership.

• Comprehensive digital onboarding and training: You will receive full training on all internal tools, systems, and ERP platforms used within the company, gaining hands-on experience with standard technologies in large multinational environments.

• A supportive and multicultural environment: Work in a diverse, collaborative, and vibrant workplace that values inclusion, teamwork, and continuous improvement.

• Opportunities for professional growth: Develop key skills that will strengthen your future career.

• Paid Internship.

At Sysmex we are focused on cultivating a diverse and inclusive work environment that encourages collaboration, creativity, and innovation. Sysmex is an equal opportunity employer, we are actively looking for qualified candidates regardless of race, ethnicity, national origin, religion, disability, gender, gender identity, sexual orientation, or age. We celebrate how different perspectives benefit our employees, our products, and our community.